• Kilde: Flickr, Trondheim byarkiv

Dokumentasjon av personale

Statlige og kommunale etater skal bevare informasjon om personale og lønn. Det ble som regel gjort i personalmapper, og i eldre tid på lønnskort, lønningsbøker eller lønningslister. Offentlige kontor har som regel personalmapper fra ca. år 1900 og fremover, med opplysning om lønn. Informasjon om ansettelse kan også finnes i møtebøker fra ansettelsesråd, som ofte ble innført rundt 1920.

Det finnes ingen regel som sier at private arbeidsgivere må bevare personalmapper etter at personalet har sluttet. Det er derfor ingen garanti for at du kan finne personaldokumentasjon i private bedriftsarkiv.

Hva finnes i personalmappen?

En personalmappe er en mappe på den enkelte ansatte som inneholder saker som angår arbeidstakeren og hans/hennes tjenesteforhold. Det finnes som regel personalmapper på alle ansatte ved en etat – også ekstrahjelp og ferievikarer. Personalmappene ordnes som oftest etter fødselsnummer. Dokumenter man kan forvente å finne i en personalmappe fra offentlig virksomhet er:

  • søknad på stilling(er) som man fått
  • attester for utdanning/arbeidspraksis
  • kompetansegivende kurs og opplæring
  • ansettelsesbrev
  • undertegnet arbeidsavtale/taushetserklæring
  • sikkerhetsklarering
  • dokumenter vedrørende pensjonsforhold og lønnsplassering
  • vedtak om yrkesskade og/eller redusert arbeidstid
  • særskilte avtaler i arbeidsforholdet
  • permisjoner med ansiennitetstap
  • ansiennitetsberegning
  • tildelte hederstegn
  • oppsigelses- eller avskjedigelsesbrev
  • eventuell korrespondanse vedrørende fratredelsen og gjenpart av sluttattest
  • disiplinærsaker finnes både i personalmappen og i sakarkivet til organet. Dersom den ansatte måtte fratre sin stilling på grunn av disiplinærsaken, skal dokumentene angående dette være å finne i personalmappen i ettertid.

Arkiv fra private bedrifter

I Arkivsenteret oppbevares flere større bedriftsarkiver der man kan finne informasjon om personalet – som eksempel kan nevnes Trondheims Mekaniske Verksted, I. C. Piene & Søn a/s og Strinden tegelverk. I Arkivsenteret finnes også noen riktig gamle bedriftsarkiv der personalet er godt dokumentert. Et av de flotteste eksemplene er Røros kobberverks arkiv som inneholder lønningslister helt tilbake til 1690.

 

 

 

Share →